Minkälaista tukea pk-yritys voi saada tilitoimistosta?
Jokaisella yrityksellä on kirjanpitovelvollisuus ja paperitöiden pyörittely on yritysmuodosta riippuen monimutkaisempaa kuin yksityishenkilöllä. Kirjanpito saattaakin kuulostaa aluksi pelottavalta ja monimutkaiselta, sillä sen järjestäminen on yrittäjän ensimmäisiä hoidettavia asioita kun liiketoimintaa käynnistetään.
Olipa kyseessä uusi ja aloittava tai jo kokeneempi pieni tai keskisuuri yritys, voi kirjanpidon ulkoistamisesta tilitoimistolle olla paljon hyötyä, sillä tilitoimisto voi auttaa yrittäjää monin tavoin. Tilitoimistolla on usein pitkä kokemus yritysten asioiden hoidosta ja pelkän kirjanpidon sijaan ulkoistamisella voi saada paljon enemmän. Lue tämä artikkeli ja nappaa vinkit kirjanpidon ulkoistamiseen!
Kuinka hoitaa yrityksen kirjanpito?
Kuten jo totesimme, jokaisen yrityksen pitää pitää kirjanpitoa ja sen tulee aina olla nopeasti koostettavissa ja esitettävissä, eli toisin sanoen ajan tasalla. Se, miten kirjanpito hoidetaan ja mitä siltä vaaditaan riippuu siitä millainen yritys on kyseessä. Toiminimillä esimerkiksi riittää niin sanottu yhdenkertainen kirjanpito eikä tilinpäätösvelvollisuutta ole. Osakeyhtiöt puolestaan joutuvat tekemään kahdenkertaisen kirjanpidon ja tilinpäätöksen annettuun aikarajaan mennessä.
Kirjanpito kuulostaa monimutkaiselta, mutta se ei välttämättä ole kovinkaan monimutkaista ja etenkin toiminimillä yrittäjä tekee sen yleensä aluksi itse. Kirjanpitoa ei siis ole mikään pakko ulkoistaa, mutta yrittäjän kannattaa punnita molempia vaihtoehtoja, sillä oman työajan käyttäminen kirjanpitoon ei ole välttämättä viisasta.
Kirjanpidon voi ulkoistaa monella tavalla
Kirjanpito on itsessään hyvin manuaalista, sillä siinä kantavana ajatuksena on ottaa kaikki yrityksen kuitit ja kirjata ne kuluriveinä kirjanpitoon. Tulot kirjataan niin ikään ja näistä generoituu liuta erilaisia raportteja, joiden avulla yrityksen taloustilanteesta saa hyvin realistisen kuvan.
Kirjanpidon ulkoistaminen on kuitenkin järkevää siksi, että vaikka se olisi melko simppeliäkin, tulee kirjanpitäjän käyttää oikeita kulurivejä ja tilejä, jotta raportit muodostuvat oikealla tavalla. Myös kuitteihin ja laskuihin liittyvät muodollisuudet ja muu nippelitieto on kirjanpitäjällä aina hallussa.
Kirjanpidon voikin ulkoistaa vaikkapa jollekin paikalliselle tai suuremmalle nettipohjaiselle tilitoimistolle. Yleensä tällöin perushinta sisältää juuri kulujen ja tulojen kirjaamisen, muttei mitään ylimääräistä. Muut palvelut, kuten tilinpäätös tulee erikseen sopia.Kirjanpidon ulkoistaminen toimistolle tai vaikkapa yrittäjänä toimivalle kirjanpitäjälle käy usein laskupohjaisesti eli niin, että kirjanpitäjä laskuttaa yritystään sovitulla tavalla tekemästään työstä.
Lisäksi on myös muita tapoja tehdä ulkoistus. Näitä ovat esimerkiksi niin sanotut automaattiset kirjanpitopalvelut, joihin asiakas syöttää tositteet ja jotka kirjaavat ne enemmän ja vähemmän automaattisesti oikeille tileille. Myös ukko.fi kevytyrittäjyys ja toiminimiyrittäjyys ovat vaihtoehtoja, joissa tarjolla on koko paketti aina y-tunnuksesta automatisoituun kirjanpitoon saakka.
Automaattisessa kirjanpidossa on kuitenkin aina se ongelma, että vaikka taustalla on tiimi, joka tarkistaa kirjaukset, on ongelmatilanteissa hyvin vaikea saada apua. Kirjanpidon oikeellisuudesta vastaa aina yrittäjä, joten kirjanpitäjän tai kirjanpito-ohjelman valinnassa tulee aina miettiä huolella kaikki vaihtoehdot. Myös se, että kaikki ei aina mene suunnitelman mukaan.
Pienen pk-yrityksen ei yleensä kannata palkata omaa kirjanpitäjää, sillä täysipäiväinen työ se on ainoastaan suurissa yrityksissä. Sama koskee tilintarkastajan työtä. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö kirjanpidon ulkoistaminen olisi mahdollista. Lue seuraavasta osiosta vinkit kirjanpidon ulkoistamiseen!
Uusi yrittäjä hyötyy kokeneesta tilitoimistosta
Kirjanpitäjä kannattaa siis valita huolella. Vinkkejä valintaan saat vaikkapa lähimmästä Uusyrityskeskuksesta tai esimerkiksi oman paikkakuntasi muilta yrittäjiltä. Hyvä kirjanpitäjä on helposti lähestyttävä ja tavoitettavissa ja auttaa yrittäjää antamalla hyviä vinkkejä etenkin silloin, kun liiketoiminta on vielä uutta.
Yleensä muiden asiakkaiden kautta kokemansa perusteella kirjanpitäjä osaa vinkata myös vaikkapa saatavilla olevia hankerahoituksia ja muita rahoituksen ja takuiden muotoja. Tarkista uutena yrittäjänä myös esimerkiksi Saldon tarjoama Yrityslaina, joka auttaa rahoittamaan yrityksen toimintaa.
Kokenut kirjanpitäjä tai tilitoimisto säästää parhaimmillaan rahaa, sillä esimerkiksi verosuunnitteluun liittyvät asiat voivat selvitä helposti kirjanpitäjän kanssa juttelemalla. Kirjanpitäjä osaa myös auttaa esimerkiksi verovapaiden korvausten ja verovähennysten alaisten kulujen kanssa ja näillä voit pienentää yrityksesi verotaakkaa suhteellisen helposti.
Hyväkään tilitoimisto ei kuitenkaan voi hoitaa ihan kaikkea asiakkaan puolesta. Käytännössä tilitoimistolle annetaan valtuuksia tarvittaviin tehtäviin yksi kerrallaan, eikä mitään yhtä tilitoimistovaltuutta ole. Tilitoimisto voikin hoitaa esimerkiksi laskutuksen, palkkojen laskemisen, laskujen maksamisen, tulorekisterin ja alv-ilmoitukset mikäli oikeus on annettu. Allekirjoitusoikeus säilyy aina yrittäjällä.
